Welke gegevens wij verwerken en hoe
Versie 1.0, 11 september 2026
Maya is een app voor jeugdzorgprofessionals. Je neemt er een gesprek mee op, Maya maakt er een transcript en een verslag van, en je kunt er vragen over stellen aan een AI-assistent. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens wij daarbij verwerken, waarom, hoe lang, en welke rechten je hebt.
Maya wordt ontwikkeld en geleverd door PADA MEMMO B.V., Slotermeerlaan 18B, 1064 HB Amsterdam, KvK-nummer 90553659. Voor alle vragen over privacy mail je naar maya@padamemmo.com.
Maya verwerkt twee soorten gegevens.
Gegevens over jou als gebruiker. Je e-mailadres, je naam, je instellingen en de logboeken van wat er in de app gebeurt. Hiervoor zijn wij verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen waarvoor deze gegevens worden gebruikt. Deze verklaring gaat vooral over deze gegevens.
De inhoud van je gesprekken. De opname, het transcript, het verslag, je chats met de assistent en alles wat je daarin over cliënten, ouders en gezinsleden vastlegt. Hiervoor is de organisatie waar je werkt verwerkingsverantwoordelijke. Zij heeft Maya gecontracteerd en bepaalt waarvoor de inhoud wordt gebruikt. Wij zijn verwerker: wij verwerken deze inhoud alleen in opdracht van je organisatie, volgens de verwerkersovereenkomst die wij met haar hebben gesloten. Wij gebruiken gespreksinhoud nooit voor eigen doelen, niet voor het trainen van AI en niet voor marketing.
Kom je zelf in een gesprek voor, bijvoorbeeld als cliënt of ouder, en gebruik je Maya niet? Lees dan hoofdstuk 9.
| Wat | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, organisatie en rol | Je account aanmaken en beheren, je in de app laten werken, je berichten sturen die voor de dienst nodig zijn (zoals een uitnodiging of het opnieuw instellen van je wachtwoord) | Uitvoering van de overeenkomst met je organisatie en ons gerechtvaardigd belang om de dienst te leveren |
| Wachtwoord (versleuteld), tweestapsverificatie, sessies, inlogpogingen | Alleen jou toegang geven tot jouw account en misbruik tegenhouden | Ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging (artikel 32 AVG) |
| Profielafbeelding (optioneel) | Je herkenbaar maken in de app | Toestemming; je kunt de afbeelding altijd verwijderen |
| Gebruiksgegevens van de app: tijdstippen, apparaat, app-versie, welke functie je gebruikte, of iets slaagde of mislukte | De app laten werken, storingen oplossen en aantonen dat gespreksinhoud correct is verwerkt en verwijderd | Ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en controleerbare dienst |
| Logboek van elke AI-interactie en van elke opname (alleen metagegevens, geen inhoud) | Wettelijk verplicht bijhouden hoe het AI-systeem is gebruikt | Wettelijke verplichting (AI-verordening, artikel 12 en 19) |
| Registratie van wie gespreksinhoud heeft ingezien, geëxporteerd of verwijderd | Kunnen aantonen dat er niets buiten de regels om is gebeurd | Wettelijke verplichting (artikel 5 lid 2 en 32 AVG) |
| Wat je ons mailt | Je vraag beantwoorden | Ons gerechtvaardigd belang om te reageren op wie ons benadert |
| E-mailadres op de wachtlijst van de website | Je berichten als Maya beschikbaar komt | Toestemming; afmelden kan met een mail aan ons |
Wij nemen geen besluiten over jou op basis van alleen geautomatiseerde verwerking. Maya beoordeelt of profileert jou niet.
Maya gebruikt AI om gesprekken uit te schrijven, verslagen te maken en vragen te beantwoorden. De app laat altijd zien wanneer je met AI te maken hebt. De uitkomst is een hulpmiddel: jij beoordeelt het en jij beslist. Maya neemt geen besluiten over cliënten en stelt geen diagnoses.
Maya herkent niemand aan zijn stem. Bij het uitschrijven onderscheidt de software alleen anoniem wie er aan het woord is, als "spreker 1" en "spreker 2". Er wordt geen stemprofiel of ander biometrisch gegeven gemaakt of bewaard.
De AI-modellen draaien in de Europese Unie. Onze AI-leveranciers bewaren niets van wat zij voor ons verwerken en gebruiken het niet om hun modellen te trainen. Dat is contractueel vastgelegd en dwingen wij ook technisch af.
Wij delen gegevens alleen met partijen die wij nodig hebben om Maya te laten werken. Met elk van hen hebben wij afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging.
| Partij | Wat | Waar |
|---|---|---|
| Supabase | Database en opslag van alle gegevens | EU (Frankfurt) |
| Vercel | Hosting van de web-app en de server | EU (Frankfurt) |
| Amazon Web Services (Bedrock) | Uitvoeren van de AI-modellen van Anthropic; bewaart niets | EU |
| Soniox | Spraak-naar-tekst; audio wordt direct na verwerking gewist | EU |
| Scaleway | Versturen van e-mail vanuit Maya | EU (Parijs) |
| Proton | Onze mailbox voor contact en privacyvragen | Zwitserland |
| Apple | Alleen tijdens de testfase via TestFlight: je naam, e-mailadres en crashrapporten, zie hoofdstuk 10 | Verenigde Staten |
Gespreksinhoud verlaat de Europese Unie niet. Enkele van deze leveranciers hebben een Amerikaans moederbedrijf. Voor het geval zo'n moederbedrijf toegang zou krijgen, gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar de leverancier daaronder valt, het EU-VS Data Privacy Framework.
Wij verkopen geen gegevens en gebruiken geen advertentie- of trackingdiensten.
| Wat | Hoe lang |
|---|---|
| Accountgegevens en gespreksinhoud | Zolang je account bestaat. Bij beëindiging van de overeenkomst met je organisatie wordt alles binnen 24 uur onherroepelijk gewist, behalve de logboeken die bewijzen dát er is gewist en gegevens waarop een wettelijke bewaarplicht rust; die staan hieronder apart |
| Opname op je telefoon | Maximaal 24 uur; na versturen wordt de opname op het toestel vernietigd |
| Audio op onze servers | Tot het transcript klaar is, daarna binnen een uur gewist |
| Transcripten en verslagen | Standaard 90 dagen. Je organisatie kiest uit 60, 90 of 180 dagen. Transcripten zijn niet verlengbaar |
| Chats met de assistent | Standaard 90 dagen. Je organisatie kiest uit 30, 60, 90 of 180 dagen. Heeft je organisatie verlengen aangezet, dan kun je een chat per 30 dagen verlengen tot maximaal 180 dagen na aanmaak. Een chat blijft nooit langer bewaard dan het transcript waar hij bij hoort. Twee weken voor het verlopen zie je een waarschuwing in de webapp |
| Registratie van wie gespreksinhoud opende, exporteerde of verwijderde | Ten minste 6 maanden, in de regel 7 maanden |
| Technische foutlogs bij onze hostingpartijen | De korte standaardtermijn van die partij, in dagen |
| Logboek van AI-interacties en opnames (metagegevens) | Ten minste 6 maanden, wettelijk verplicht; wij bewaren dit zolang de wet dat vraagt |
| Bewijs van verwijdering (alleen metagegevens) | Permanent, zodat wij kunnen aantonen dat iets is verwijderd |
| Back-ups | Back-ups worden doorlopend ververst; gewiste gegevens verdwijnen daarmee ook uit de back-up. Wordt een back-up ooit teruggezet, dan past Maya binnen een dag opnieuw alle bewaartermijnen toe |
| E-mail aan ons | Tot je vraag is afgehandeld, daarna maximaal 12 maanden |
| Wachtlijst | Tot je je afmeldt, uiterlijk 12 maanden na aanmelding |
Alle verbindingen zijn versleuteld. Gegevens staan versleuteld opgeslagen, ook op je telefoon: een opname wordt daar met AES-256 versleuteld weggeschreven, de sleutel zit in de beveiligde sleutelhanger van het toestel, en de opname wordt niet meegenomen in een iCloud- of computerback-up. Inloggen kan alleen met tweestapsverificatie. Alleen jij hebt toegang tot je eigen gesprekken; ook beheerders van je organisatie en onze eigen medewerkers kunnen er niet bij. Toegang door ons in een noodgeval kan alleen op een vooraf vastgelegde grond en wordt altijd geregistreerd. Beheerders van je organisatie kunnen in een logboek zien wat er met gesprekken is gebeurd, zoals wanneer iets is opgenomen, verwerkt of verwijderd, maar niet wat erin staat.
Gaat er ondanks deze maatregelen toch iets mis met je gegevens, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vraagt, en informeren wij jou direct als het lek een hoog risico voor je oplevert. Een lek dat gespreksinhoud raakt, melden wij zonder vertraging aan de betrokken organisatie.
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, je gegevens overgedragen te krijgen en bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang. Een toestemming kun je altijd intrekken; dat verandert niets aan wat daarvoor al rechtmatig is verwerkt.
Voor gegevens over jou als gebruiker mail je naar maya@padamemmo.com. Wij antwoorden zo snel mogelijk, uiterlijk binnen een maand. Bij een ingewikkeld verzoek kan dat twee maanden langer duren; dat laten wij dan binnen de eerste maand weten. Wij kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.
Voor gespreksinhoud beslist je organisatie. Een verzoek daarover sturen wij binnen 24 uur door naar je organisatie en wij helpen haar bij de afhandeling.
Twee van deze rechten kun je voor gespreksinhoud direct in de webapp zelf uitoefenen: je kunt een gesprek vastzetten, zodat het niet verloopt en niet wordt gewijzigd zolang de vastzetting duurt (de inhoud is dan tijdelijk ook voor jou niet leesbaar), en je kunt een gesprek of transcript exporteren.
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Ben je cliënt, ouder of gezinslid en heeft een professional een gesprek met jou opgenomen? Dan is de organisatie van die professional verantwoordelijk voor die opname en alles wat eruit voortkomt. Zij informeert je over de opname en over je rechten. Wij verwerken de inhoud alleen in haar opdracht, in de Europese Unie, en wij wissen die volgens de termijnen in hoofdstuk 6. Een verzoek om inzage, correctie of verwijdering doe je bij die organisatie. Komt het verzoek bij ons binnen, dan sturen wij het binnen 24 uur naar haar door.
Maya is niet bedoeld voor gebruik door kinderen. Alleen professionals met een account van hun organisatie kunnen de app gebruiken.
Zolang Maya via Apple TestFlight wordt getest, ontvangt Apple je naam en e-mailadres als tester en stuurt iOS crashrapporten en gebruiksstatistieken naar Apple en naar ons. Apple verwerkt deze gegevens in de Verenigde Staten onder Apple's eigen voorwaarden en het EU-VS Data Privacy Framework. Gespreksinhoud gaat nooit naar Apple.
Maya gebruikt alleen cookies die nodig zijn om je ingelogd te houden en de app te laten werken. Er zijn geen tracking- of advertentiecookies.
Als wij deze verklaring aanpassen, staat de nieuwe versie op heymaya.nl/privacy-policy met versienummer en datum. Bij een wijziging die voor jou van belang is, informeren wij je via de app of per e-mail voordat die ingaat. Oudere versies blijven opvraagbaar.